У відповідності до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі-Закон) у 2011 році на базі автоматизованої системи персоніфікованого обліку відомостей створений Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Державний реєстр загальнообов'язкового державного соціального страхування - це організаційно-технічна система, призначена для накопичення, зберігання та використання інформації про збір та ведення обліку єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, його платників та застрахованих осіб, що складається з реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб (далі - Реєстр).

Реєстр застрахованих осіб - автоматизований банк відомостей,  створений для ведення єдиного обліку фізичних осіб,  які підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню відповідно до закону.

Базою для Державного реєстру є існуюча система персоніфікованого обліку відомостей Пенсійного фонду, яка промислово експлуатується понад 11 років.

За статтею 20-ю Закону Реєстр формує та веде Пенсійний фонд України. А користувачами його є органи доходів і зборів та фонди загальнообов’язкового державного соціального страхування.  

Створено Реєстр на основі інформаційної бази персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування. До нього вносяться дані про фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню. А саме – номер посвідчення застрахованої особи, прізвище, ім'я та по батькові на момент подання даних до Пенсійного фонду;  дата народження,  стать,  серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки, громадянство, номер телефону (за згодою), персоніфіковані відомості про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески, та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат.

Дані до Реєстру, зміни та уточнення до них вносяться на підставі звітів про нарахування єдиного внеску, що подаються страхувальниками. Незважаючи на те, що адміністрування єдиного внеску загальнообов’язкового державного соціального страхування покладено на Міністерство доходів і зборів, яке передбачає надання звітів, інформація продовжує поповнювати Реєстр по кожній застрахованій особі. Консультації щодо питань ведення Реєстру, включаючи заповнення таблиць 5 – 9 додатку 4, всіх таблиць додатку 5, додатку 6 та додатку 7 звіту про суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, згідно з «Порядком формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України за № 454,  надають органи Пенсійного фонду України.

Помилки у звітах слід виправляти.

 Територіальні органи Пенсійного фонду України спільно із органами доходів і зборів у співпраці зі страхувальниками проводять роботу над виправленням помилок у звітах, тому що суми єдиного внеску в таких звітах  не розносяться персональними обліковими  картками застрахованих осіб, що безпосередньо негативно впливає на обчислення їх страхового стажу.

Типовими помилками страхувальників є некоректне відображення сум та періодів по листкам непрацездатності або нарахування та відображення сум відпускних за поточний та на майбутній періоди. Сьогодні дуже актуальне питання щодо відображення інформації про осіб, які призвані або мобілізовані на військову службу. Причина некоректного відображення відомостей полягає в тому,  що при опрацюванні звітності працівниками органів доходів і зборів інформація, яка міститься в таблицях звітності в полі «Прізвище, ім’я, по батькові», вноситься з помилками.

Іноді страхувальники, аби уникнути виявлення недоїмки, подають до органів доходів і зборів   звіт, що не відповідає бухгалтерській звітності, а саме не відображає нарахування  єдиного внеску. Такий звіт не містить необхідних таблиць, що стосуються застрахованих осіб. Чинним порядком передбачено, що такий звіт не є звітом і вважається таким, що не подавався. Проте в тих випадках, коли органи доходів і зборів зазначений звіт зараховують, застраховані особи втрачають періоди страхового стажу.

Платники здійснюють діяльність, використовують найманих працівників, з обліку з державної реєстрації не зняті, звіти за минулі періоди всі подавали. За певний період вони подають так звані «нульові» звіти, а через деякий час «донараховують»  заробітну плату і призводить це до недоїмки, коли працівники - застраховані особи абсолютно безпідставно втрачають періоди страхового стажу.

Важливим завданням на сьогодні для УПФУ в Печерському районі  м. Києва  залишається формування та ведення  обліку осіб у реєстрі застрахованих осіб, їх ідентифікація у системі загальнообов’язкового державного соціального  страхування.  

Працівники управління Пенсійного фонду України в Печерському районі м. Києва постійно роз’яснюють страхувальникам, що заповнення таблиць звітності,  – справа дуже важлива, бо йдеться про повне зарахування страхового стажу працівників та визначення належних їм соціальних виплат.

З початку року спеціалістами відділу по роботі із застрахованими особами організовано і  проведено 10 семінарів з роз’ясненнями щодо виправлення помилок.

З питаннями щодо виправлення помилок за попередні звітні періоди в звітності до ПФУ звертатись за адресою: м. Київ, вул. Крутий узвіз, 4.  Кімната: 302, 304. Телефон: 230-94-21, 289-54-00.