Статтею 44 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» передбачено, що заяву про призначення пенсії та необхідні документи подає до територіального органу Пенсійного фонду України (ПФУ) майбутній пенсіонер або уповноважена особа в порядку, визначеному правлінням фонду. Постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1 затверджено Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (далі – Порядок 22-1).
Відповідно до п.2 Порядку 22-1 «Заява про призначення пенсії працюючим громадянам і членам їх сімей (у зв'язку з втратою годувальника) та про відстрочку часу її призначення відповідно до Закону 1058-15 подається працівником (членом його сім'ї у зв'язку з втратою годувальника) до управління Пенсійного фонду України у районах, містах і районах у містах (далі - орган, що призначає пенсію) через уповноважену посадову особу підприємства, установи, організації (далі - посадова особа). За бажанням особи така заява може бути подана особисто за місцем проживання (реєстрації).»
Звертатись за призначенням пенсії можна в будь-який час після виникнення права на пенсію. Для призначення пенсії за віком можна звертатись і до настання пенсійного віку, але не раніше ніж за місяць до виникнення такого права.
Оскільки працюючим громадянам документи для призначення пенсії оформляються за місцем роботи, на кожному підприємстві (організації, установі) адміністрацією має бути визначено уповноважену відповідальну особу, на яку покладено обов’язки з підготовки таких документів.
Уповноважена посадова особа підприємства, не пізніше ніж за місяць до дня досягнення працівником пенсійного віку, повідомляє йому про виникнення права на пенсію за віком, у тому числі на пільгових умовах. Працівник подає уповноваженій особі заяву про призначення пенсії за встановленою формою. Зразки заяви та інших документів, необхідних для призначення різних видів пенсій, зазначені в Порядку № 22-1.
У десятиденний термін з дня одержання заяви про призначення пенсії уповноважена особа оформляє всі необхідні документи і подає їх до районного управління ПФУ.
Заяви про призначення пенсії реєструються в журналі реєстрації рішень районного управління ПФУ, який призначає пенсію. Заявнику або уповноваженій посадовій особі підприємства органом ПФУ видається розписка із зазначенням дати прийняття заяви, а також переліку одержаних і відсутніх документів.
Не пізніше 10 днів після надходження для призначення пенсії документів орган Пенсійного фонду повинен розглянути подані документи та прийняти рішення. При цьому органи ПФУ мають право вимагати додаткового оформлення прийнятих і подання додаткових документів, а також перевіряти, якщо необхідно, обґрунтованість їх видачі. У разі відмови в призначенні пенсії заявникові направляється (видається) відповідне повідомлення із зазначенням причини відмови та порядку оскарження рішення.
Заява про призначення пенсії з усіма поданими документами та рішенням про призначення пенсії зберігається в окремій пенсійній справі на кожного пенсіонера в органі ПФУ за місцем фактичного його проживання. Документом, який підтверджує призначення громадянину пенсії, є пенсійне посвідчення, що видається органом, який призначає пенсію.