1.Які строки подання звіту та повернення невикористаних коштів  у разі отримання праівником авансу на відрядження  на особисту платіжну картку?

 Відповідь:    Пунктом 2.12 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року N 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за N 40/10320 (із змінами та доповненнями), визначено, що фізичні особи - довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

     Підпунктом 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-IV із змінами та доповненнями (далі - ПКУ) передбачено, що звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує, державну податкову і митну політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження;
     завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

     Згідно з пп. 170.9.3 ст. 170 розділу IV Кодексу дія цього пункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
     а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
     б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
     Отже, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження, завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. Якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
     Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання, затверджена наказом Міністерства доходів і зборів України від 24.12.2013 № 845 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання».

 2. Чи можна видати розмінну монету  матеріально-відповідальній особі підприємства?

 Відповідь: Відповідно до п.п. 2.13 п. 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 №637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за №40/10320 (зі змінами та доповненнями) (далі – Положення) підприємства та підприємці мають забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі [за винятком тих номіналів монет (банкнот), випуск в обіг яких припинено Національним банком України].

     Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником (п.п. 3.4 п. 3 Положення).

     Керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами цього Положення (п.п. 4.7 п. 4 Положення).

     Згідно зі п.п. 4.8 п. 4 Положення касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
     На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира.

     Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
     Таким чином, розмінна монета може бути видана лише особі, з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

 3. Чи передбачено щоденно підсумовувати  операції за день у касовій книзі?

 Відповідь: Відповідно до п. 4.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15 грудня 2004 року N 637 із змінами та доповненнями (далі - Положення), записи у касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутністю руху готівки в касі потягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитись.
     Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі. Готівка, яка видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат (згідно з пунктом 2.10 Положення), а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в пункті 3.9 Положення.
     Згідно з пунктом 2.10 Положення готівка, яка видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі, після закінчення встановлених строків виплат, касир зобов’язаний:

•  у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис ”Депоновано”;
• скласти реєстр депонованих сум;
•  у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис ”Готівку за відомістю видав (підпис)”;
• здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

     Бухгалтер робить перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

 4. Як оформити факт нестачі  ( надлишок)  готівкових коштів з каси підприємства?

 Відповідь:    Відповідно до вимог глави 4 «Порядок ведення касової книги та обов’язки касира» Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року №637 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 р. за №40/10320) із змінами і доповненнями (далі – Положення), керівники підприємства мають забезпечити належне облаштування каси підприємства та надійне зберігання готівкових коштів у ній.
     З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів згідно з додаток 7 Положення.
Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

     Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.      Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках реєстраторів розрахункових операцій (далі – РРО) звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з’ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

 5. Чи допускаються виправлення у касових документах  та чи можна виписувати  дублікати при їх втраті?

 Відповідь:    Відповідно до п. 1.2 ст. 1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 15 грудня 2004 року № 637 (далі – Положення) із змінами і доповненнями, касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.

     Норми чинного законодавства, зокрема, норми Положення не передбачають дії щодо відновлення прибуткового касового при його втраті.

     Відповідно до абзацу четвертого пункту 3.10 глави 3 Положення виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.

 6. Чи можна використовувати факсиміле  для підпису прибуткових і видаткових  касових ордерів (інших касових документів)?

 Відповідь:   Відповідно до частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року №435-IV із змінами та доповненнями використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

     Чинним законодавством не встановлено чіткого визначення термінів ”факсимільний підпис”, а також не врегульовано питання щодо порядку їх використання.
     Порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями), а також окремі питання організації роботи з готівкою визначається Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за № 40/10320 (далі – Положення №637).

     Відповідно до п.3.3 Положення №637 приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

     Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.
Згідно з п.3.4 Положення №637 видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.
Відповідно до п.3.6 Полождення №637 видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості.
     Якщо видача готівки проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, у тому числі й особи, що не має змоги у зв’язку з хворобою або з інших поважних причин поставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис ”За довіреністю”.

     Тобто, використовувати факсиміле для підпису прибуткових і видаткових касових ордерів (інших касових документів) чиним законодавстом не передбачено.

 7. Який порядок оформлення касової книги?

 Відповідь:     Відповідно абзаців 5-6 п.4.2 глави 4 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 р. за № 40/10320) із змінами і доповненням, аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).
     Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою.      Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - ”Вкладні аркуші касової книги”, залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - ”Звіт касира”, є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

 8. Скільпотрібно вести журнал  реєстрації прибуткових  і видаткових касових документів?

 Відповідь:   Відповідно до п. 3.11 глави 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 р. за № 40/10320 із змінами і доповненнями, прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

     Таким чином, суб’єкт господарювання одночасно веде один журнал реєстрації прибуткових і видаткових операцій, в якому реєструє прибуткові та видаткові касові ордери. По завершенні журналу заводиться новий журнал відповідно до вимог чинного законодавства.

 9. Який порядок видачі готівки (виплат, пов’язаних з оплатою праці) за довіреністю?

 Відповідь:    Відповідно до п.3.6 гл.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637 із змінами та доповненнями, якщо видача готівки проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю».
     У разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору. Якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа. Довіреність залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості.

 10. Яка процедура розрахунку ліміту залишку готівки в касі та які дні враховуються  для його розрахунку (робочі дні  підприємства чи господарської одиниці)?

 Відповідь:     Відповідно до пунктів 5.2 - 5.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за №40/10320 (далі - Положення) із змінами і доповненнями, ліміт залишку готівки в касі встановлюється підприємствами самостійно на підставі розрахунку відповідного середньоденного показника (надходження готівки до каси або її видачі з каси, за рішенням керівника підприємства).

     Згідно з додатком 8 Положення розрахунок ліміту залишку готівки в касі складається наступним чином:

     1) Визначається сума готівкової виручки, фактично отриманої за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси (згідно з п.1.2 Положення про касові операції до готівкової виручки в цьому випадку належать кошти, отримані від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг та позареалізаційні надходження, при цьому до останніх належать всі надходження, які можуть очікувати підприємство.      Зокрема, до позареалізаційних надходжень належать:
     - надходження від продажу іншого майна: основних фондів, нематеріальних активів, продукції допоміжного та обслуговуючого виробництв;

     - платежі за надане в оренду майно, роялті;

     - кошти, отримані від погашення дебіторської заборгованості, зокрема, і за позиками, що надані підприємством;

     - безоплатно одержані кошти;

     - відшкодування матеріальних збитків;

     - внески до статутного капіталу;

     - дохід (проценти) від володіння корпоративними правами;

     - повернення невикористаних підзвітних сум).

     2) Розраховуються середньоденні надходження за цей період (для цього визначену вище тримісячну готівкову виручку, яка надійшла до каси підприємства, ділять на кількість робочих днів підприємства за три місяця).

     3) Встановлюється сума, виплачена готівкою з каси за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси. До таких виплат належать готівкові виплати на різні потреби, а також на відрядження (крім виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів), зокрема, належать наступні виплати:

     - виплачені на відрядження;

     - видані під звіт для придбання будь – якого майна чи оплати робіт та послуг;
     - внесені на поточний рахунок;

     - видані позики;

     - витрачені на інші потреби.

     4) Підраховується середньоденна видача готівки за тримісячний період (при цьому ділять показник, визначений у попередньому пункті, на кількість робочих днів підприємства у вибраному періоді);

     5) Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси, за рішенням керівника підприємства або уповноваженої ним особи (п.5.3 глави 5 Положення).

ДПІ У Печерському районі ГУ Міндоходів у м. Києві